Bundesrecht konsolidiert: Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesarchivgutverordnung, Fassung vom 29.05.2023

§ 0

Langtitel

Verordnung des Bundeskanzlers über die Kennzeichnung, Anbietung und Archivierung von Schriftgut des Bundes (Bundesarchivgutverordnung)
StF: BGBl. II Nr. 367/2002

Änderung

Bundesgesetzblatt Teil 2, Nr. 305 aus 2017,

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund des Paragraph 5, Absatz eins,, 3, 5, 7 und 9 sowie Paragraph 6, des Bundesarchivgesetzes, Bundesgesetzblatt Teil eins, Nr. 162 aus 1999,, wird – hinsichtlich des Paragraph 6, auf Grund des Paragraph 3, Absatz 6, des Bundesarchivgesetzes im Einvernehmen mit dem Bundesminister für auswärtige Angelegenheiten, dem Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Kultur, dem Bundesminister für Finanzen, dem Bundesminister für Inneres, dem Bundesminister für Justiz, dem Bundesminister für Landesverteidigung, dem Bundesminister für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft, dem Bundesminister für öffentliche Leistung und Sport, dem Bundesminister für soziale Sicherheit und Generationen, dem Bundesminister für Verkehr, Innovation und Technologie und dem Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit – verordnet:

§ 1

Text

Geltungsbereich

Paragraph eins,
  1. Absatz einsDiese Verordnung gilt für Schriftgut gemäß Paragraph 2, Ziffer 2, des Bundesarchivgesetzes, das bei Bundesdienststellen oder bei einer ihrer Vorgängereinrichtungen in Erfüllung ihrer Aufgaben angefallen ist und sich bei einer Bundesdienststelle oder beim Österreichischen Staatsarchiv befindet.
  2. Absatz 2Für Schriftgut, das bei Dienststellen angefallen ist, die gemäß Paragraph 3, Absatz 2, des Bundesarchivgesetzes eigene Archive führen, gelten nur Paragraph 2, Absatz eins, sowie die Paragraphen 7 und 8.
  3. Absatz 3Vom Geltungsbereich dieser Verordnung ist Schriftgut ausgenommen, das im Zuge gerichtlicher Verfahren bei Zivil- und Strafgerichten angefallen ist.

§ 2

Text

Archivwürdigkeit von Schriftgut

Paragraph 2,
  1. Absatz einsDas in der Anlage angeführte Schriftgut gilt grundsätzlich mit der Entstehung als Archivgut gemäß Paragraph 2, Ziffer 3, des Bundesarchivgesetzes. Befindet sich in einem Akt (die Gesamtheit des Schriftgutes, das im Einzelfall sachlich eine Einheit bildet) solches Schriftgut, so gilt der gesamte Akt als Archivgut.
  2. Absatz 2Schriftgut, das weder in der Anlage noch in der Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges Schriftgut des Bundes, Bundesgesetzblatt Teil 2, Nr. 366 aus 2002,, angeführt ist, gilt als Archivgut, wenn es vom Österreichischen Staatsarchiv innerhalb eines Jahres nach Anbietung (Paragraph 4,) als solches qualifiziert und im Sinne des Paragraph 3, Absatz eins, Ziffer eins, gekennzeichnet wurde. Aus dem Vermerk muss erkennbar sein, welcher Bedienstete des Österreichischen Staatsarchivs diese Feststellung getroffen hat.

§ 3

Text

Kennzeichnung von Schriftgut

Paragraph 3,
  1. Absatz einsDas Schriftgut ist von den Bundesdienststellen spätestens bei der Ablage mit folgenden Vermerken zu kennzeichnen:
    1. Ziffer eins
      Schriftgut gemäß Anlage zu Paragraph 2, Absatz eins, mit „archivwürdig“ oder
      „A“;
    2. Ziffer 2
      Schriftgut, das nach der Verordnung der Bundesregierung, Bundesgesetzblatt Teil 2, Nr. 366 aus 2002,, kein Archivgut ist, mit „zur Skartierung frei“ oder „S“;
    3. Ziffer 3
      Schriftgut mit Daten gemäß Paragraph 5, Absatz 3, des Bundesarchivgesetzes mit „Datenschutz“ oder „D“;
    4. Ziffer 4
      Schriftgut gemäß Paragraph 6, Absatz 3, des Bundesarchivgesetzes mit „unter Verschluss ins Archiv“ oder „V“.
  2. Absatz 2Schriftgut gemäß Anlage zu Paragraph 2, Absatz eins,, welches vor dem In-Kraft-Treten dieser Verordnung angefallen ist und sich noch bei den Bundesdienststellen befindet, ist von diesen nachträglich – spätestens bei seiner Anbietung (Paragraph 4,) – in allgemeiner Weise oder auf den jeweiligen Konvoluten oder Aktenstücken mit dem Vermerk „archivwürdig“ zu kennzeichnen.
  3. Absatz 3Bei elektronischen Aktenführungssystemen ist vorzusorgen, dass die Kennzeichnung und Aussonderung des Schriftgutes nach den Kriterien gemäß Absatz eins, automationsunterstützt möglich ist.

§ 4

Text

Anbieten und Übernahme von Schriftgut

Paragraph 4,
  1. Absatz einsDie Bundesdienststellen haben das gesamte bei ihnen angefallene Schriftgut, mit Ausnahme jenes gemäß Paragraph 3, Absatz eins, Ziffer 2,, zusammen mit den für die Benützung notwendigen Behelfen (zB Register) unverzüglich dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß Paragraph 6, Absatz eins, des Bundesarchivgesetzes anzubieten, sobald es
    1. Ziffer eins
      nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird und
    2. Ziffer 2
      keiner Klassifikation gemäß dem Informationssicherheitsgesetz, Bundesgesetzblatt Teil eins, Nr. 23 aus 2002,, unterliegt.
  2. Absatz 2Soweit das gemäß Absatz eins, anzubietende Schriftgut auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, ist es dem Österreichischen Staatsarchiv nur in elektronischer Form auf Basis der Schnittstelle EDIAKT (in der jeweils aktuellen Fassung) unter Anwendung der Datenformate XML für Metadaten und PDF für alle Inhaltsdaten anzubieten.
  3. Absatz 3Schriftgut ist in Papier anzubieten, wenn es
    1. Ziffer eins
      die Originalunterschrift oberster Organe enthält, auch wenn es in elektronischer Form (Absatz 2,) anzubieten ist,
    2. Ziffer 2
      auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, aber aus technischen Gründen auf Basis der Schnittstelle gemäß Absatz 2, nicht anbietbar ist oder
    3. Ziffer 3
      nur in Papier vorhanden ist.
  4. Absatz 4Das Österreichische Staatsarchiv hat Archivgut zu übernehmen, wenn es entsprechend Absatz 2, oder 3 angeboten wird. Die Übernahme von auf andere Art angebotenem Archivgut oder die Übernahme von Schriftgut, das nicht Archivgut ist, ist abzulehnen.
  5. Absatz 5Bei Schriftgut mit Daten, die nach dem Datenschutzgesetz zu löschen wären, weil sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, nicht mehr erforderlich sind (Paragraph 5, Absatz 3, des Bundesarchivgesetzes), ist wie folgt vorzugehen:
    1. Ziffer eins
      Schriftgut gemäß Anlage zu Paragraph 2, Absatz eins, ist ohne Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv entsprechend Paragraph 5, Absatz 3, des Bundesarchivgesetzes zu übergeben;
    2. Ziffer 2
      Schriftgut, das nicht unter Paragraph 3, Absatz eins, Ziffer 2, fällt, ist vor Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Schriftgut, welches das Österreichische Staatsarchiv als Archivgut qualifiziert, ist entsprechend Ziffer eins, vorzugehen; beim übrigen Schriftgut sind die Daten zu löschen (vernichten).

§ 5

Text

Skartierung von Schriftgut

Paragraph 5,
  1. Absatz einsSchriftgut gemäß Paragraph 3, Absatz eins, Ziffer 2, ist zu vernichten, wenn
    1. Ziffer eins
      es nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird,
    2. Ziffer 2
      die in den Verordnungen oder Gesetzen vorgesehene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und
    3. Ziffer 3
      es innerhalb eines Jahres nach Anbietung gemäß Paragraph 5, Absatz 9, des Bundesarchivgesetzes vom Landesarchiv nicht übernommen worden ist.
  2. Absatz 2Das Schriftgut gemäß Anlage zu Paragraph 2, Absatz eins, ist zu vernichten, wenn dessen Übernahme vom Österreichischen Staatsarchiv gemäß Paragraph 4, Absatz 4, abgelehnt wurde und die Voraussetzungen gemäß Absatz eins, Ziffer 2 und 3 vorliegen.
  3. Absatz 3Sonstiges Schriftgut ist zu vernichten, wenn
    1. Ziffer eins
      es gemäß Paragraph 4, zur Archivierung angeboten worden ist und
      1. Litera a
        das Österreichische Staatsarchiv es ausdrücklich nicht als Archivgut qualifiziert hat oder
      2. Litera b
        die Jahresfrist gemäß Paragraph 6, Absatz 2, des Bundesarchivgesetzes ohne Bewertung des Schriftgutes verstrichen ist und
    2. Ziffer 2
      die Voraussetzungen gemäß Absatz eins, Ziffer 2 und 3 vorliegen.
  4. Absatz 4Zur Skartierung gemäß Absatz eins bis 3 ist jene Bundesdienststelle verpflichtet, bei der sich das betreffende Schriftgut bei Eintreten der Voraussetzungen hierfür befindet. Schriftgut auf elektronischen Datenträgern ist von dieser bei Vorliegen der Skartierungsvoraussetzungen zu löschen.
  5. Absatz 5Ist eine Frist gemäß Absatz eins, nicht vorgesehen, gilt die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren; bei Personalakten (Gesamtheit des Schriftgutes, welches das Dienstverhältnis einer bestimmten Person betrifft) beträgt die Aufbewahrungsfrist höchstens 120 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.

§ 6

Text

Anbietung von Archivgut an Landesarchive

Paragraph 6,
  1. Absatz einsDas Österreichische Staatsarchiv ist ermächtigt, bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß Paragraph 3, Absatz 6, des Bundesarchivgesetzes Archivgut dem jeweiligen Landesarchiv unentgeltlich zu übertragen, anstatt es in den eigenen Bestand zu übernehmen, wenn die kostenfreie Nutzung dieses Archivgutes für den Bund sichergestellt ist.
  2. Absatz 2Das Österreichische Staatsarchiv hat Verzeichnisse zu führen, aus denen ersichtlich ist, welches Archivgut von welchem Landesarchiv übernommen worden ist.

§ 7

Text

Verweisungen

Paragraph 7,

Soweit in dieser Verordnung auf Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes und des Informationssicherheitsgesetzes verwiesen wird, sind diese in der Stammfassung anzuwenden.

§ 8

Text

In-Kraft-Treten

Paragraph 8,

Diese Verordnung tritt mit 1. Oktober 2002 in Kraft.

Anl. 1

Text

Anlage zu Paragraph 2, Absatz eins,

  1. Ziffer eins
    Legislatives Schriftgut (Gesetzes-, Verordnungs- und Staatsvertragsentwürfe samt den hierzu ergangenen Stellungnahmen);
  2. Ziffer 2
    Schriftgut, das im Zuge der Wahrnehmung der verfassungsgemäßen Aufgaben der Bundesversammlung, des Nationalrates, des Bundesrates und ihrer Organe (beispielsweise Ausschüsse) anfällt;
  3. Ziffer 3
    Schriftgut, das im Zuge der Wahrnehmung der verfassungsgemäßen Aufgaben des Bundespräsidenten und im Zuge der Prüfungstätigkeit des Rechnungshofes und der Volksanwaltschaft anfällt;
  4. Ziffer 4
    Vorträge an den Ministerrat samt Begleitmaterial und Ministerratsprotokolle;
  5. Ziffer 5
    Schriftgut, das unmittelbar beim Bundespräsidenten, Bundeskanzler, Vizekanzler, bei einem Bundesminister oder Staatssekretär, beim Präsidenten des Nationalrates, des Bundesrates oder des Rechnungshofes oder bei einem Volksanwalt in Ausübung ihrer Funktion oder in deren Büros anfällt;
  6. Ziffer 6
    Personalakten des Bundespräsidenten, Bundeskanzlers, Vizekanzlers, der Bundesminister, Staatssekretäre, Mitglieder des Nationalrates und Bundesrates, des Präsidenten des Rechnungshofes, der Volksanwälte, der Mitglieder des Verfassungsgerichtshofes, des Verwaltungsgerichtshofes, des Obersten Gerichtshofes, der Oberlandesgerichte, der Generalprokuratur und der Oberstaatsanwaltschaften, der Leiter einer Sektion, Gruppe, Abteilung oder vergleichbarer Organisationseinheiten in Bundesministerien und sonstigen Zentralstellen sowie die Leiter der Bundesbehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichte, der Mitglieder des höheren diplomatischen Dienstes sowie der Angehörigen der Lehrkörper der Universitäten;
  7. Ziffer 7
    Schriftgut, das bei hohen Funktionsträgern der öffentlichen Verwaltung (Generalsekretär, Sektionsleiter und vergleichbare Funktionsträger) in Ausübung ihrer Funktion anfällt;
  8. Ziffer 8
    Schriftgut zu und über Personen des öffentlichen Lebens;
  9. Ziffer 9
    Schriftgut der Verfahren vor dem Verfassungsgerichtshof, dem Verwaltungsgerichtshof und vor internationalen Institutionen (beispielsweise Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte, Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften);
  10. Ziffer 10
    Schriftgut, das die Beziehungen zu anderen Staaten, internationalen Organisationen, zur Europäischen Union und zu sonstigen Völkerrechtssubjekten betrifft;
  11. Ziffer 11
    Schriftgut, das wesentliche Elemente der Wahrnehmung von Funktionen in Organen von internationalen Organisationen, der Europäischen Union oder von sonstigen Völkerrechtssubjekten betrifft;
  12. Ziffer 12
    Geschäftseinteilungen, Geschäftsordnungen und Aktenpläne der Bundesdienststellen;
  13. Ziffer 13
    Schriftgut, das grundsätzliche und zentrale Fragen der in der Anlage zu Paragraph 2,, Teil 2 des Bundesministeriengesetzes genannten Materien betrifft;
  14. Ziffer 14
    Schriftgut der Zentralstellen betreffend die grundsätzlichen Belange der Budgeterstellung, des Budgetvollzugs und des Finanzausgleichs;
  15. Ziffer 15
    Schriftgut der Zentralstellen über Maßnahmen der Ausgliederung von Einrichtungen, die der Kontrolle des Rechnungshofes unterliegen oder unterlagen;
  16. Ziffer 16
    Schriftgut zu Restitutions- und Entschädigungsangelegenheiten (insbesondere das der Historikerkommission und Provenienzenforschungskommission);
  17. Ziffer 17
    Schriftgut des Ergänzungswesens des Bundesministeriums für Landesverteidigung;
  18. Ziffer 18
    Digital übermitteltes Schriftgut im Rahmen der Pilotphase des Digitalen Langzeitarchives.